Как внедрить ЭТрН: пошаговая инструкция для перевозчика и экспедитора
Что нужно для перехода на электронную транспортную накладную, в каком порядке это делается, сколько занимает и сколько стоит.
Что такое ЭТрН
Электронная транспортная накладная — это та же транспортная накладная, только в виде файла утверждённого ФНС формата. Её подписывают электронными подписями стороны перевозки и передают друг другу через оператора электронного документооборота, а сведения уходят в государственную систему электронных перевозочных документов. Бумажный оригинал при этом не нужен.
С какого числа это обязательно
С 1 сентября 2026 года. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ установил, что транспортные накладные, заказы и заявки, экспедиторские документы, а также железнодорожные и авиационные накладные оформляются в электронном виде и передаются через оператора ЭДО. Бумага остаётся только для случаев из перечня Минтранса: воинские и специальные перевозки, территории с особым режимом, перевозки для личных нужд граждан.
Кого это касается
Всех участников перевозки: грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя. Документ подписывают несколько сторон, поэтому перейти в одиночку не получится — электронная подпись нужна и водителю.
Что нужно, чтобы начать: три вещи
Первое — договор с аккредитованным оператором ЭДО. Подойдёт любой: СБИС, Диадок, Калуга Астрал, Такском и другие. Второе — электронные подписи: компании, сотрудникам, которые подписывают документы, и водителям. Третье — программа, которая собирает документ по формату ФНС, а не просто печатает бланк.
Порядок внедрения по шагам
Шаг 1: выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор. Шаг 2: выпустить электронные подписи — компании, ответственным сотрудникам и водителям; это самая долгая часть. Шаг 3: перенести справочники — контрагентов, водителей, машины и договоры. Шаг 4: настроить юрлица, реквизиты, нумерацию и печатные формы. Шаг 5: отправить пробную накладную одному контрагенту и убедиться, что она вернулась подписанной. Шаг 6: договориться с постоянными контрагентами, через какого оператора вы обмениваетесь. Шаг 7: переводить остальных — обмен включается по каждому контрагенту отдельно.
Сколько занимает подключение
Сутки, если оператор ЭДО подключён и подписи уже выпущены. Если подписей нет, срок зависит от их выпуска — на это и уходит основное время.
Сколько это стоит целиком
Расходы делятся на три части. Подписка на программу — от 3 000 ₽ в месяц, зависит от роли (перевозчик, грузоотправитель, экспедитор) и числа рабочих мест. Пакет документов у оператора ЭДО — несколько тысяч рублей в год, платите ему напрямую. Электронные подписи — тем, кто подписывает, включая водителей. За подключение, настройку и обучение мы денег не берём.
Как водитель подписывает накладную в рейсе
Водителю выпускается электронная подпись на телефон, ставить программу ему не нужно. Диспетчер отправляет документ, водитель подтверждает на погрузке и выгрузке; в программе видно, подписал он или нет.
Что делать, если у контрагентов разные операторы
Ничего особенного: оператора каждый выбирает сам, а операторы обмениваются документами между собой. Накладная дойдёт до контрагента с любым оператором, заводить второго не нужно.
Экспедиторские документы — отдельная история
Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка имеют собственные форматы ФНС. Обычной транспортной накладной их не заменить: если вы экспедитор, вам нужны обе группы документов.
Частые ошибки при внедрении
Первая — считать, что документ соберёт бухгалтерская программа: напечатать бланк и собрать файл формата ФНС это разные вещи. Вторая — выпустить подписи только на директора и забыть про водителей, без которых накладную некому подписать в рейсе. Третья — начинать за неделю до срока: выпуск подписей и подключение к оператору быстрее не станут. Четвёртая — не проверять файл по схеме ФНС до отправки: иначе ошибка находится уже после рейса.
Что будет дальше
С 1 марта 2026 года действует реестр экспедиторов, и работа без включения в него — самостоятельное нарушение. С 1 марта 2027 года по закону от 29.12.2025 № 520-ФЗ вводится реестр перевозчиков.
Как это устроено в «Синдикате 360»
Накладная, заказ на перевозку и экспедиторские документы собираются из заявки, проверяются по схеме ФНС и уходят контрагенту через вашего оператора ЭДО. Входящие документы приходят в программу, а не в почту. Дальше — счета, УПД, акты сверки и расчёты с перевозчиками. Разворачивание, перенос справочников и обучение делаем мы.
Коротко: частые вопросы
Можно ли после 1 сентября 2026 года остаться на бумаге?
Только в случаях из перечня Минтранса — это, например, воинские и специальные перевозки, территории с особым режимом, перевозки для личных нужд граждан. В обычной коммерческой перевозке документы оформляются электронно.
Нужно ли менять своего оператора ЭДО?
Нет. Программа собирает документ по формату ФНС и отправляет через вашего оператора — СБИС, Диадок, Калуга Астрал, Такском или любого другого.
Нужна ли водителю программа на телефоне?
Нет. Водителю нужна электронная подпись на телефон: диспетчер отправляет документ, водитель подтверждает на погрузке и выгрузке.
Что делать с контрагентами, которые ещё на бумаге?
Электронный обмен включается по каждому контрагенту отдельно. Остальным программа печатает бумажный комплект.
Заменяет ли ЭТрН договор-заявку?
Нет. Заказ и заявка — отдельные перевозочные документы, они тоже переходят в электронный вид со своим форматом.
Сколько времени занимает внедрение ЭТрН?
Сутки, если оператор ЭДО подключён и подписи выпущены. Иначе срок определяется выпуском подписей.